第35回役員会（別紙）　事務改善事項と実施計画

第35回役員会（別紙）　事務改善事項と実施計画

役員会　 第35回　平成17年5月16日(月曜日)開催

■別紙

事務改善事項と実施計画


（平成１７年５月１６日現在）

　これは、事務改善の対象と考えられる事項を廃止、簡素化、外注化・派遣及び一元化の４区分に整理し、既に実施した事項と、平成１７年７月まで、１０月まで、平成１７年度中及び平成１８年度以降に実施を計画する事項とに区分して示したものである。
　今後、全教職員を対象とした「事務改善提案コンクール（仮称）」の実施や、事務本部及び部局事務部における検討を踏まえた事務改革推進本部における検討を通じ、更に改善事項を追加するものとする。

　【各検討課題左に付した記号は、実施した場合の効果について、◎は多大な効果が見込まれるもの、○は相当の効果が見込まれるもの、△は一定の効果が見込まれるものを示す。また、同右に付した総、人、財等は、事務本部等の所管・主管の部を示す。（「総」－総務部、「人」－人事部、「財」－財務部、「施」－施設・環境部、「学」－学生部、「研」－研究・国際部、「電」－電子事務局推進室、「図」－附属図書館、「病」－附属病院）】

I　すでに実施済みの事項

  
【廃止】  
  ○ 辞令交付式 人
  ○ 人事異動挨拶まわり 総
       
【簡素化】  
  ◎ 有期雇用教職員・時間雇用教職員の給与単価の定額化・関係添付資料の削減 人
  ◎ 給与、授業料等の銀行振込の推進（現金取扱いの削減） 財
  ○ 受託・共同研究関連契約の部局への権限委譲による重複事務の廃止等 研
       
【外注化・派遣】  
  ○ 育児休業職員の代替職員としての派遣職員の導入 人
  △ 広報誌の編集業務の一部外部委託 総
       
【一元化】  
  ◎ 科研費補助金の応募・申請業務の一元化の試行 研
  ○ 特許取得手続等事務の全学一元処理 研
       
II　平成１７年度及び平成１８年度以降に実施を予定又は実施にむけて検討する事項
１　平成１７年７月までに実施予定の事項  
【廃止】  
  ○ 文書送り状（形式的な送り状の廃止） 総
  ○ 事務職員による教授会、各種委員会等のお茶出しを廃止 総
  △ 教育研究評議会での人事異動報告資料の提出 人
       
【簡素化】  
  ◎ 決裁規程の見直しによる専決等の拡大、合議等対象の見直しにより押印数を半減 総
  ◎ 会計伝票類の重複チェックの廃止、軽減 財
  ○ 会議の開催通知等における電子メールの活用 総
  ○ 費用付替処理（原則月ごとの処理を必要に応じ四半期ごと等に行うことを可能にする。） 財
       
       
２　平成１７年１０月までに実施予定の事項  
【簡素化】  
  ○ 不要物品等資産の所属換（再利用）照会 財
  ○ 施設設計、積算、管理業務（工事施工業者による自主管理部分の拡大等） 施
  ○ 厚生労働省科研費の申請事務等のマニュアル作成 研
  ○ 外国人研究者受入報告、教員の海外渡航報告等の電子化 研
  ○ 図書の所管換手続（改組等に係る所管換における手続の簡素化等） 図
  △ 清風会館使用手続（Ｗｅｂを利用した申込方法の導入等） 財
       
【外注化・派遣】  
  ◎ 国際交流関連業務（英文ＨＰ、契約書等の英文法務関係書類作成、海外機関との折衝時の通訳） 研
  ○ 宿舎管理業務（管理人業務等） 財
  ○ 国際交流会館管理運営（管理人業務等） 研
  ○ 学生生活実態調査 学
  ○ 図書館等における貸出・返却、閲覧業務等 図
  △ 郵便・宅配物の仕分け（部局等に届いた郵便物等の各教員等への仕分け作業） 総
  △ 構内の警備体制（外注対象の拡大等） 財
  △ 職員健康診断業務 施
  △ 債主登録業務 財
       
【一元化】  
  ○ 施設管理・国有財産関係業務の集約（計画、取得、使用、維持管理、処分等一連の業務一元化） 財・施
  △ 災害保険申請処理手続 財・施
       
３　平成１７年度中に実施予定の事項  
  （担当部課等と連携・調整のうえ、可能な限り早期の実施を目指す。）  
【廃止】  
  ◎ 人事異動通知書（昇格、特別昇給等の給与関係の異動通知を給与明細書に記載） 人
       
【簡素化】  
  ◎ 教員等の初任給決定時の格付け方法・関係添付資料の削減 人
  ◎ 昇給・俸給の調整額等 人
  ◎ 諸手当認定業務の簡素化 人
  ◎ 謝金の定額化・まとめ払い 財
  ◎ 旅費計算事務 財
  ◎ 物品調達、物流管理業務（物品発注の簡素化等） 財
  ◎ 少額消耗品の発注検収の教員への権限委譲 財
  ◎ 物品番号票貼付業務（貼付対象の見直し等） 財
  ◎ 機器の運転管理や保守等役務契約等の複数年化 財
  ◎ 仕様書・予定価格作成にかかる業務 財
  ○ 図書館紹介状発行業務 図
       
【外注化・派遣】  
  ◎ 旅費計算、支給事務 財
  ◎ 給与計算関連事務 財
  ○ 病院の窓口・医療保険事務・病院宿直業務（外注対象の拡大） 病
  △ 時計台記念館のＡＶ関連技術サポート業務 総
       
       
【一元化】  
  ◎ 事務本部会計業務等の集中化（年末調整、共済事務手続等） 財
  ◎ 入国代理申請、在留資格認定書交付業務、宿舎斡旋等の一元化・集約化 研
  ◎ 科研費の応募・申請書のチェック（試行を踏まえた完全実施） 研
  ◎ 授業料減免、奨学金等の申請業務 学
  ◎ 図書館利用者の新規住所登録作業（学生の住所、電話番号の一元管理） 図
  ◎ 図書の受入業務等 図
       

４　平成１８年度以降に実施予定の事項		  
【簡素化】  
  ○ 教務関係定型的書類（和英）の発行（自動証明書発行機の導入） 学
       

５　電子事務局関係		  
平成１７年７月までに実施予定の事項  
  ○ 電子メールアドレスの共有化（委員会開催通知その他電子メールによる書類送付に必要なアドレスの必要な範囲での共有化） 総・電
  ○ 電子メールによる書類送付の促進～徹底 総
       
平成１７年１０月までに実施予定の事項  
  ◎ 書類の完全電子化（申請書類、会議資料等）その他電子事務局構築に係る具体化計画の策定 総・電
       
平成１８年３月までに実施予定の事項  
  ○ 給与明細ペーパーレス化 人・財・電
  △ 会議室等の貸出予約 総・電
       
平成１８年度以降に実施予定の事項  
  ◎ 各種統計情報のデーターベース化（２１年度） 電
  ○ 教員用情報システムの構築（１９年度） 電
  ○ 電子決裁システムの構築（２０年度） 総・電
  ○ 個人確認印デジタル化（２１年度） 電
  △ 電子入札（２０年度） 財・施・電
  △ 勤務時間管理（出勤簿、休暇承認、超過勤務）（未定） 人・電