▲京都大学における個人情報の保護に関する規程

平成17年3月14日

達示第1号制定

第1章 総則

(趣旨)

第1条 この規程は、個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号。以下「法」という。)に基づき、国立大学法人京都大学(以下「本学」という。)における個人情報の取扱い及び国立大学法人京都大学匿名加工情報(国立大学法人京都大学匿名加工情報ファイルを構成するものに限る。)の提供に関する事項その他個人情報の保護に関し必要な事項を定める。

(平29達30・令4達22・一部改正)

(定義)

第2条 この規程において「個人情報」とは、生存する個人に関する情報であって、次の各号のいずれかに該当するものをいう。

(1) 当該情報に含まれる氏名、生年月日その他の記述等(文書、図画若しくは電磁的記録(電磁的方式(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式をいう。次項第2号において同じ。)で作られる記録をいう。以下同じ。)に記載され、若しくは記録され、又は音声、動作その他の方法を用いて表された一切の事項(個人識別符号を除く。)をいう。以下同じ。)により特定の個人を識別することができるもの(他の情報と容易に照合することができ、それにより特定の個人を識別することができることとなるものを含む。)

(2) 個人識別符号が含まれるもの

2 この規程において「個人識別符号」とは、次の各号のいずれかに該当する文字、番号、記号その他の符号のうち、個人情報の保護に関する法律施行令(平成15年政令第507号。以下「政令」という。)第1条に定めるものをいう。

(1) 特定の個人の身体の一部の特徴を電子計算機の用に供するために変換した文字、番号、記号その他の符号であって、当該特定の個人を識別することができるもの

(2) 個人に提供される役務の利用若しくは個人に販売される商品の購入に関し割り当てられ、又は個人に発行されるカードその他の書類に記載され、若しくは電磁的方式により記録された文字、番号、記号その他の符号であって、その利用者若しくは購入者又は発行を受ける者ごとに異なるものとなるように割り当てられ、又は記載され、若しくは記録されることにより、特定の利用者若しくは購入者又は発行を受ける者を識別することができるもの

3 この規程において「要配慮個人情報」とは、本人の人種、信条、社会的身分、病歴、犯罪の経歴、犯罪により害を被った事実その他本人に対する不当な差別、偏見その他の不利益が生じないようにその取扱いに特に配慮を要するものとして政令第2条に定める記述等が含まれる個人情報をいう。

4 この規程において「行政機関」とは、法第2条第8項に掲げる機関をいう。

5 この規程において「独立行政法人等」とは、独立行政法人通則法(平成11年法律第103号)第2条第1項に規定する独立行政法人及び法別表第1に掲げる法人をいう。

6 この規程において「個人情報データベース等」とは、個人情報を含む情報の集合物であって、次に掲げるもの(利用方法からみて個人の権利利益を害するおそれが少ないものとして政令で定めるものを除く。)をいう。

(1) 特定の個人情報を電子計算機を用いて検索することができるように体系的に構成したもの

(2) 前号に掲げるもののほか、特定の個人情報を容易に検索することができるように体系的に構成したものとして政令で定めるもの

7 この規程において「個人情報取扱事業者」とは、個人情報データベース等を事業の用に供している者をいう。ただし、次に掲げる者を除く。

(1) 国の機関

(2) 地方公共団体

(3) 独立行政法人等(法別表第2に掲げる法人を除く。)

(4) 地方独立行政法人法(平成15年法律第118号)第2条第1項に規定する地方独立行政法人

8 この規程において「個人データ」とは、個人情報データベース等を構成する個人情報をいう。

9 この規程において「保有個人情報」とは、本学の役員又は職員(派遣労働者を含む。以下「職員等」という。)が職務上作成し、又は取得した個人情報であって、本学の職員等が組織的に利用するものとして、本学が保有しているものをいう。ただし、独立行政法人等の保有する情報の公開に関する法律(平成13年法律第140号。以下「独立行政法人等情報公開法」という。)第2条第2項に規定する法人文書に記録されているものに限る。

10 この規程において「個人情報ファイル」とは、保有個人情報を含む情報の集合物であって、次に掲げるものをいう。

(1) 一定の事務の目的を達成するために特定の保有個人情報を電子計算機を用いて検索することができるように体系的に構成したもの

(2) 前号に掲げるもののほか、一定の事務の目的を達成するために氏名、生年月日、その他の記述等により特定の保有個人情報を容易に検索することができるように体系的に構成したもの

11 この規程において個人情報について「本人」とは、個人情報によって識別される特定の個人をいう。

12 この規程において「仮名加工情報」とは、次の各号に掲げる個人情報の区分に応じて当該各号に定める措置を講じて他の情報と照合しない限り特定の個人を識別することができないように個人情報を加工して得られる個人に関する情報をいう。

(1) 第1項第1号に該当する個人情報当該個人情報に含まれる記述等の一部を削除すること(当該一部の記述等を復元することのできる規則性を有しない方法により他の記述等に置き換えることを含む。)

(2) 第1項第2号に該当する個人情報当該個人情報に含まれる個人識別符号の全部を削除すること(当該個人識別符号を復元することのできる規則性を有しない方法により他の記述等に置き換えることを含む。)

13 この規程において「仮名加工情報取扱事業者」とは、仮名加工情報を含む情報の集合物であって、特定の仮名加工情報を電子計算機を用いて検索することができるように体系的に構成したものその他特定の仮名加工情報を容易に検索することができるように体系的に構成したものとして政令で定めるもの(規程第25条第1項において「仮名加工情報データベース等」という。)を事業の用に供している者をいう。ただし、第7項各号に掲げる者を除く。

14 この規程において「匿名加工情報」とは、次の各号に掲げる個人情報の区分に応じて当該各号に定める措置を講じて特定の個人を識別することができないように個人情報を加工して得られる個人に関する情報であって、当該個人情報を復元することができないようにしたものをいう。

(1) 第1項第1号に該当する個人情報 当該個人情報に含まれる記述等の一部を削除すること(当該一部の記述等を復元することのできる規則性を有しない方法により他の記述等に置き換えることを含む。)

(2) 第1項第2号に該当する個人情報 当該個人情報に含まれる個人識別符号の全部を削除すること(当該個人識別符号を復元することのできる規則性を有しない方法により他の記述等に置き換えることを含む。)

15 この規程において「国立大学法人京都大学匿名加工情報」とは、次の各号のいずれにも該当する個人情報ファイルを構成する保有個人情報の全部又は一部(これらの一部に独立行政法人等情報公開法第5条に規定する不開示情報(同条第1号に掲げる情報を除き、同条第2号ただし書に規定する情報を含む。)が含まれているときは、当該不開示情報に該当する部分を除く。)を加工して得られる匿名加工情報をいう。

(1) 法第75条第2項各号のいずれかに該当するもの又は同条第3項の規定により同条第1項に規定する個人情報ファイル簿に掲載しないこととされるものでないこと。

(2) 本学に対し、当該個人情報ファイルを構成する保有個人情報が記録されている法人文書の独立行政法人等情報公開法第3条の規定による開示の請求があったとしたならば、次のいずれかを行うこととなるものであること。

 当該法人文書に記録されている保有個人情報の全部又は一部を開示する旨の決定をすること。

 独立行政法人等情報公開法第14条第1項又は第2項の規定により意見書の提出の機会を与えること。

(3) 本学の事務及び事業の適正かつ円滑な運営に支障のない範囲内で、第64条第2項の基準に従い、当該個人情報ファイルを構成する保有個人情報を加工して匿名加工情報を作成することができるものであること。

16 この規程において「国立大学法人京都大学匿名加工情報ファイル」とは、国立大学法人京都大学匿名加工情報を含む情報の集合物であって、次に掲げるものをいう。

(1) 特定の国立大学法人京都大学匿名加工情報を電子計算機を用いて検索することができるように体系的に構成したもの

(2) 前号に掲げるもののほか、本項に規定する情報の集合物に含まれる国立大学法人京都大学匿名加工情報を一定の規則に従って整理することにより特定の国立大学法人京都大学匿名加工情報を容易に検索することができるように体系的に構成したものであって、目次、索引その他検索を容易にするためのものを有するもの

17 この規程において「個人関連情報」とは、生存する個人に関する情報であって、個人情報、仮名加工情報及び匿名加工情報のいずれにも該当しないものをいう。

18 この規程において「学術研究機関等」とは、大学その他の学術研究を目的とする機関若しくは団体又はそれらに属する者をいう。

(平27達11・平29達30・令4達22・令5達5・一部改正)

(職員等の責務)

第2条の2 職員等は、関係法令、規程等を遵守するとともに、総括保護管理者、保護管理者及び保護担当者の指示に従い、個人情報を取り扱わなければならない。

(平27達11・追加、令4達22・一部改正)

第2章 個人情報保護の管理体制

(総括保護管理者)

第3条 本学に、個人情報の適正な管理を行うため、総括保護管理者を置き、総務担当の理事をもって充てる。

2 総括保護管理者は、本学における個人情報の管理に関する事務を総括する。

(平24達53・平30達50・令4達22・一部改正)

(保護管理者)

第4条 個人情報を取り扱う部局(各研究科等(研究科、附置研究所、附属図書館、医学部附属病院又はセンター等(国立大学法人京都大学の組織に関する規程(平成16年達示第1号。以下この項において「組織規程」という。)第3章第7節及び第8節並びに第9節から第12節までに定める施設等をいう。)をいい、組織規程第56条第1項の部局事務部等を含む。)、事務本部の課若しくは室又は共通事務部の課若しくはセンターをいう。以下同じ。)に保護管理者を置き、当該部局の長(全学教員部にあっては、総長が指名する理事)をもって充てる。

2 保護管理者は、当該部局における個人情報の管理に関する事務を行う。

3 保護管理者は、前項の事務を行うにあたって、当該部局における個人情報を情報システム(京都大学の情報セキュリティ対策に関する規程(平成15年達示第43号。以下「セキュリティ対策規程」という。)第2条第2号に定めるものをいう。以下同じ。)において取り扱う場合は、当該部局の部局情報セキュリティ技術責任者(セキュリティ対策規程第5条の2第1項に定めるものをいう。)と連携して行うものとする。

(平17達76・平18達39・平19達33・平22達36・平23達38・平24達31・平25達33・平27達68・平28達36・令4達22・一部改正)

(保護担当者)

第5条 各部局に保護担当者を置き、当該部局の職員(学系、学域及び全学教員部にあっては、当該組織の事務を処理する事務組織の職員を含む。)のうちから保護管理者が指名する。

2 保護担当者は、保護管理者を補佐する。

(平28達36・一部改正)

(監査責任者)

第6条 本学に監査責任者を置き、総括保護管理者が指名する者をもって充てる。

2 監査責任者は、本学における個人情報の管理状況を監査する。

(令4達22・一部改正)

(委員会)

第6条の2 総括保護管理者は、必要と認めるときは、個人情報の管理に係る重要事項の決定、連絡・調整等を行うため、委員会を置くことができる。

2 委員会に関し必要な事項は、総括保護管理者が定める。

(平27達11・追加、令4達22・一部改正)

第2章の2 教育研修

(平27達11・追加)

第6条の3 総括保護管理者は、次の各号に掲げる者に対し、当該各号に掲げる教育研修を行うものとする。

(1) 保護管理者及び保護担当者 部局における個人情報の適切な管理のための教育研修

(2) 個人情報の取扱いに従事する職員等 個人情報の取扱いについて理解を深め、個人情報の保護に関する意識の高揚を図るための啓発その他必要な教育研修

2 最高情報セキュリティ責任者(セキュリティ対策規程第4条第1項に定めるものをいう。)は、個人情報を取り扱う情報システムの管理に関する事務に従事する職員等に対し、個人情報の適切な管理のために必要な情報システムの管理、運用及びセキュリティ対策に関する教育研修を行うものとする。

3 保護管理者は、当該部局の職員等に対し、個人情報の適切な管理のために、前2項に定める教育研修への参加の機会を付与する等の必要な措置を講ずるものとする。

(平27達11・追加、平27達68・平30達50・令4達22・一部改正)

第3章 個人情報の取扱いに係る義務

(令4達22・改称)

(利用目的の特定)

第7条 職員等は、職務上個人情報を取り扱うに当たっては、本学の業務(国立大学法人法(平成15年法律第112号)第22条の規定により本学が実施する業務をいう。以下同じ。)を遂行するため必要な場合に限り、かつ、その利用の目的(以下「利用目的」という。)をできる限り特定しなければならない。

2 職員等は、利用目的を変更する場合には、変更前の利用目的と関連性を有すると合理的に認められる範囲を超えて行ってはならない。

(令4達22・令5達5・一部改正)

(利用目的による制限)

第8条 職員等は、あらかじめ本人の同意を得ないで、前条の規定により特定された利用目的の達成に必要な範囲を超えて、個人情報を取り扱ってはならない。

2 職員等は、合併その他の事由により他の個人情報取扱事業者から事業を承継することに伴って個人情報を取得した場合は、あらかじめ本人の同意を得ないで、承継前における当該個人情報の利用目的の達成に必要な範囲を超えて、当該個人情報を取り扱ってはならない。

3 前2項の規定は、次に掲げる場合については、適用しない。

(1) 法令に基づく場合

(2) 人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき。

(3) 公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき。

(4) 国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき。

(5) 職員等が、当該個人情報を学術研究の用に供する目的(以下この章において「学術研究目的」という。)で取り扱う必要があるとき(当該個人情報を取り扱う目的の一部が学術研究目的である場合を含み、個人の権利利益を不当に侵害するおそれがある場合を除く。)

(6) 学術研究機関等に個人データを提供する場合であって、当該学術研究機関等が当該個人データを学術研究目的で取り扱う必要があるとき(当該個人データを取り扱う目的の一部が学術研究目的である場合を含み、個人の権利利益を不当に侵害するおそれがある場合を除く。)

(平29達30・一部改正、令4達22・全改)

(不適正な利用の禁止)

第9条 職員等は、違法又は不当な行為を助長し、又は誘発するおそれがある方法により個人情報を利用してはならない。

(令4達22・追加)

(適正な取得)

第10条 職員等は、偽りその他不正の手段により個人情報を取得してはならない。

2 職員等は、次に掲げる場合を除くほか、あらかじめ本人の同意を得ないで、要配慮個人情報を取得してはならない。

(1) 法令に基づく場合

(2) 人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき。

(3) 公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき。

(4) 国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき。

(5) 職員等が、当該要配慮個人情報を学術研究目的で取り扱う必要があるとき(当該要配慮個人情報を取り扱う目的の一部が学術研究目的である場合を含み、個人の権利利益を不当に侵害するおそれがある場合を除く。)

(6) 学術研究機関等から当該要配慮個人情報を取得する場合であって、当該要配慮個人情報を学術研究目的で取得する必要があるとき(当該要配慮個人情報を取得する目的の一部が学術研究目的である場合を含み、個人の権利利益を不当に侵害するおそれがある場合を除く。)(職員等と当該学術研究機関等が共同して学術研究を行う場合に限る。)

(7) 当該要配慮個人情報が、本人、国の機関、地方公共団体、学術研究機関等、法第57条第1項各号に掲げる者その他個人情報の保護に関する法律施行規則(平成28年個人情報保護委員会規則第3号。以下「個人情報保護委員会規則」という。)で定める者により公開されている場合

(8) その他前各号に掲げる場合に準ずるものとして政令第9条で定める場合

(令4達22・旧第9条繰下・一部改正)

(取得に際しての利用目的の通知等)

第11条 職員等は、個人情報を取得した場合は、あらかじめその利用目的を公表している場合を除き、速やかに、その利用目的を、本人に通知し、又は公表しなければならない。

2 職員等は、前項の規定にかかわらず、本学と本人との間で契約を締結することに伴って契約書その他の書面(電磁的記録を含む。以下この項において同じ。)に記載された当該本人の個人情報を取得する場合その他本人から直接書面に記載された当該本人の個人情報を取得する場合は、あらかじめ、本人に対し、その利用目的を明示しなければならない。ただし、人の生命、身体又は財産の保護のために緊急に必要がある場合は、この限りでない。

3 職員等は、利用目的を変更した場合は、変更された利用目的について、本人に通知し、又は公表しなければならない。

4 前3項の規定は、次に掲げる場合については、適用しない。

(1) 利用目的を本人に通知し、又は公表することにより本人又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合

(2) 利用目的を本人に通知し、又は公表することにより本学の権利又は正当な利益を害するおそれがある場合

(3) 国の機関又は地方公共団体が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、利用目的を本人に通知し、又は公表することにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき。

(4) 取得の状況からみて利用目的が明らかであると認められる場合

(令4達22・追加)

(データ内容の正確性の確保等)

第12条 個人データを取り扱う職員等は、利用目的の達成に必要な範囲内において、個人データを正確かつ最新の内容に保つとともに、利用する必要がなくなったときは、当該個人データ(保有個人情報に該当しないものに限る。)を遅滞なく消去するよう努めなければならない。

2 個人データを取り扱う職員等は、個人情報を情報システムに入力する際には、その重要度に応じて、既存の個人データの確認、入力原票と入力内容との照合、入力前の個人情報と入力後の個人データの照合等を行うものとする。

3 前2項の職員等は、取り扱う個人データの内容に誤り等を発見した場合は、保護管理者の指示に従い、訂正等を行うものとする。

(平27達11・平29達30・一部改正、令4達22・旧第10条繰下・一部改正)

(安全管理措置)

第13条 保護管理者は、当該部局における個人データの漏えい、滅失又は毀損の防止その他個人データの安全管理のために必要かつ適切な措置を講じるとともに、必要に応じ、個人データの利用者の制限、個人データの取扱いに関する必要かつ適切な指示その他の合理的な安全対策を講じるものとする。

2 個人データは、前項の利用者の制限を受けていない職員等が利用する場合に限り、取り扱うことができる。ただし、次の各号に掲げる行為については、保護管理者が個人データの秘匿性等その内容に応じて必要と認める場合に限り取り扱うことができるものとし、この場合、職員等は、保護管理者の指示に従い取り扱うものとする。

(1) 個人データの複製

(2) 個人データの送信

(3) 個人データが記録されている媒体の外部への送付又は持ち出し

(4) その他個人データの適切な管理に支障を及ぼすおそれのある行為

3 職員等は、保護管理者の指示に従い、個人データが記録されている媒体を定められた場所に保管するとともに、必要があると認めるときは、耐火金庫等への保管、施錠等を行うものとする。

4 職員等は、個人データ又は個人データが記録されている媒体(端末及びサーバに内蔵されているものを含む。)が不要となった場合には、保護管理者の指示に従い、当該個人データの復元又は判読が不可能な方法により当該情報の消去又は当該媒体の廃棄を行うものとする。

5 保護管理者は、個人データの秘匿性等その内容に応じて、当該個人データにアクセスする権限(以下「アクセス権限」という。)を有する職員等及びその者の有する権限の範囲を、その利用目的を達成するために必要最小限に限るものとする。

6 アクセス権限を有しない職員等は、個人データにアクセスしてはならない。

7 職員等は、アクセス権限を有する場合であっても、利用目的以外の目的のために個人データにアクセスしてはならない。

8 保護管理者は、個人データの秘匿性等その内容に応じて、台帳等を整備し、当該個人データの利用、保管等の取扱いの状況について記録するものとする。

9 個人データがセキュリティ対策規程第3条第1項第4号第5号又は第6号に該当する場合、当該個人データの漏えい、滅失又は毀損の防止その他の管理は、前各項に定めるもののほか、同規程の定めるところによる。

(平21達70・平27達11・平27達68・一部改正、令4達22・旧第11条繰下・一部改正)

(従事者の義務)

第14条 個人情報の取扱いに従事する職員等又はこれらの職にあった者は、その業務に関して知り得た個人情報の内容をみだりに他人に知らせ、又は不当な目的に利用してはならない。

(令4達22・旧第12条繰下・一部改正)

(委託先の監督)

第15条 保護管理者は、個人データの取扱いに係る業務を外部に委託する場合は、委託先において個人データの漏えい、滅失又は毀損の防止その他の個人データの安全管理のために必要かつ適切な監督を行うとともに、合理的な方法により、委託先における責任者及び業務従事者の管理並びに実施に係る体制、個人情報の管理の状況についての検査に関する事項その他個人情報の管理に関し必要な事項を確認し、個人情報の適切な管理を行う能力を有する者が選定され、及び当該委託に係る契約書、仕様書等に次に掲げる事項が明記されるよう必要かつ適切な措置を講じるものとする。

(1) 個人データに関する秘密保持、目的外利用の禁止等の義務

(2) 再委託(再委託先が委託先の子会社(会社法(平成17年法律第86号)第2条第1項第3号に規定する子会社をいう。)である場合も含む。本号及び第3項において同じ。)の制限又は事前承認等再委託に係る条件に関する事項

(3) 個人データの複製等の制限に関する事項

(4) 個人データの漏えい等の事案の発生時における対応に関する事項

(5) 委託終了時における個人データの消去及び媒体の返却に関する事項

(6) 違反した場合における契約解除、損害賠償責任その他必要な事項

2 保護管理者は、個人データの取扱いに係る業務を外部に委託する場合は、委託する業務に係る個人データの秘匿性等その内容、量等に応じて、委託先における管理体制及び実施体制並びに個人情報の管理の状況について、少なくとも年1回以上、原則として実地検査により確認するものとする。

3 保護管理者は、委託先において、個人データの取扱いに係る業務が再委託される場合は、委託先に第1項の措置を講じさせるとともに、再委託される業務に係る個人データの秘匿性等その内容に応じて、委託先を通じて又は自らが前項の措置を実施するものとする。個人データの取扱いに係る業務について再委託先が再々委託を行う場合以降も同様とする。

4 個人データの取扱いに係る業務を派遣労働者によって行わせる場合は、保護管理者は、労働者派遣契約書に秘密保持義務等個人情報の取扱いに関する事項が明記されるよう必要な措置を講じるものとする。

5 個人データを提供し、又は個人データの取扱いに係る業務を外部に委託する場合は、保護管理者は、漏えい等による被害発生のリスクを低減する観点から、提供先の利用目的、委託する業務の内容、個人データの秘匿性等その内容等を考慮し、必要に応じて、氏名を番号に置き換える等の匿名化措置を講じるものとする。

(平27達11・平30達76・令4達22・一部改正)

(漏えい等の報告等)

第16条 職員等は、個人データの漏えい、滅失若しくは毀損その他の個人データの安全確保の上で問題となる事案が発生し、又は発生するおそれがある事実を知った場合は、直ちに当該個人データを管理する保護管理者に報告しなければならない。

2 前項の報告を受けた保護管理者は、直ちに被害の拡大防止又は復旧等のために必要な措置を講じる。また、総括保護管理者に対し事案の状況を速報し、その後速やかに事案の発生した経緯、被害状況等を調査し、報告する。

3 総括保護管理者は、前項の報告を受けた場合は、事案の内容等に応じて、当該事案の内容、経緯、被害状況等を総長に速やかに報告する。

4 総括保護管理者は、第2項により受けた速報が、個人の権利利益を害するおそれが大きいものとして個人情報保護委員会規則に定めるものに該当する場合は、同規則に定めるところにより、当該事案の内容、経緯、被害状況等について、個人情報保護委員会及び関係省庁に報告しなければならない。

5 保護管理者は、事案の発生した原因を分析し、再発防止のために必要な措置を講じるとともに、個人情報保護委員会規則で定めるところにより、総括保護管理者と相談のうえ、当該事態が生じた旨の本人への通知、事実関係及び再発防止策の公表等の措置を講じなければならない。

6 前4項の規定にかかわらず、医学部附属病院(以下「病院」という。)において管理する患者に関する個人データに係る漏えい等の事案に関する取扱いについては、総括保護管理者が別に定めるものとする。

(平27達68・平28達97・令4達22・令5達35・一部改正)

(監査、点検、評価及び見直し)

第17条 監査責任者は、個人データの管理の状況について、定期に及び必要に応じて随時に監査(外部監査を含む。以下第3項において同じ。)を行い、その結果を総括保護管理者に報告する。

2 保護管理者は、当該部局における個人データの記録媒体、処理経路、保管方法等について、定期に及び必要に応じて随時に点検を行い、必要があると認めるときは、その結果を総括保護管理者に報告する。

3 総括保護管理者及び保護管理者は、監査又は点検の結果等を踏まえ、個人データの適切な管理のための措置について、実効性等の観点から評価し、必要があると認めるときは、その見直し等の措置を講ずる。

(平27達11・平27達68・令4達22・一部改正)

(保有個人情報の安全管理措置等)

第18条 第12条第13条及び第15条から前条までの規定は、本学において保有個人情報を取り扱う業務を行う場合に準用する。この場合において、「個人データ」とあるのは「保有個人情報」と、第12条第1項中「保つとともに、利用する必要がなくなったときは、当該個人データ(保有個人情報に該当しないものに限る。)を遅滞なく消去するよう努めなければならない。」とあるのは「保つものとする。」と読み替える。

(令4達22・追加)

(第三者提供の制限)

第19条 職員等は個人データを第三者に提供する必要がある場合は、あらかじめ保護管理者の承認を得なければならない。

2 職員等は、次に掲げる場合を除くほか、あらかじめ本人の同意を得ないで、個人データを第三者に提供してはならない。

(1) 法令に基づく場合

(2) 人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき。

(3) 公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき。

(4) 国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき。

(5) 職員等による当該個人データの提供が、学術研究の成果の公表又は教授のためやむを得ないとき(個人の権利利益を不当に侵害するおそれがある場合を除く。)

(6) 職員等が、当該個人データを学術研究目的で提供する必要があるとき(当該個人データを提供する目的の一部が学術研究目的である場合を含み、個人の権利利益を不当に侵害するおそれがある場合を除く。)(職員等と当該第三者が共同して学術研究を行う場合に限る。)

(7) 当該第三者が学術研究機関等である場合であって、当該第三者が当該個人データを学術研究目的で取り扱う必要があるとき(当該個人データを取り扱う目的の一部が学術研究目的である場合を含み、個人の権利利益を不当に侵害するおそれがある場合を除く。)

3 保護管理者は、所属の職員等が法第27条第2項の規定により個人データを第三者に提供しようとするときは、同項各号に定める事項について、個人情報保護委員会規則で定めるところにより、あらかじめ、当該職員等に必要な手続きを行わせ、かつ、総括保護管理者を通じて個人情報保護委員会に届け出なければならない。

4 前項の届出を受けた総括保護管理者は、個人情報保護委員会に届出を行った旨を、保護管理者を通じて前項により個人データを第三者に提供しようとしている職員等に通知するものとする。

5 総括保護管理者及び保護管理者は、第3項の規定により届け出た事項に変更が生じるとき又は同項による提供を停止するときは、個人情報保護委員会規則に定めるところにより、あらかじめ、前2項と同様に必要な手続を行うとともに、個人情報保護委員会に届け出なければならない。

6 次に掲げる場合において、当該個人データの提供を受ける者は、前各項の規定の適用については、第三者に該当しないものとする。

(1) 保護管理者が利用目的の達成に必要な範囲内において個人データの取扱いの全部又は一部を委託することに伴って当該個人データが提供される場合

(2) 合併その他の事由による事業の承継に伴って個人データが提供される場合

(3) 特定の者との間で共同して利用される個人データが当該特定の者に提供される場合であって、その旨並びに共同して利用される個人データの項目、共同して利用する者の範囲、利用する者の利用目的並びに当該個人データの管理について責任を有する者の氏名又は名称及び住所並びに法人にあっては、その代表者の氏名について、あらかじめ、本人に通知し、又は本人が容易に知り得る状態に置いているとき。

7 職員等は、前項第3号に規定する個人データの管理について責任を有する者の氏名、名称若しくは住所又は法人にあっては、その代表者の氏名に変更があったときは遅滞なく、同号に規定する利用する者の利用目的又は当該責任を有する者を変更しようとするときはあらかじめ、その旨について、本人に通知し、又は本人が容易に知り得る状態に置かなければならない。

(令4達22・追加)

(外国にある第三者への提供の制限)

第20条 職員等は、外国(法第28条第1項の規定による個人情報の保護に関する制度を有している外国として個人情報保護委員会規則で定めるものを除く。以下この条及び第23条第1項第2号において同じ。)にある第三者(個人データの取扱いについて法第4章第2節の規定により個人情報取扱事業者が講ずべきこととされている措置に相当する措置(第3項において「相当措置」という。)を継続的に講ずるために必要なものとして個人情報保護委員会規則で定める基準に適合する体制を整備している者を除く。以下この項及び次項並びに同号において同じ。)に個人データを提供する場合には、前条第2項各号に掲げる場合を除くほか、あらかじめ外国にある第三者への提供を認める旨の本人の同意を得なければならない。この場合において、同条(第1項を除く。)の規定は、適用しない。

2 職員等は、前項の規定により本人の同意を得ようとする場合には、個人情報保護委員会規則で定めるところにより、あらかじめ、当該外国における個人情報の保護に関する制度、当該第三者が講ずる個人情報の保護のための措置その他当該本人に参考となるべき情報を当該本人に提供しなければならない。

3 保護管理者は、職員等が個人データを外国にある第三者(第1項に規定する体制を整備している者に限る。)に提供した場合には、個人情報保護委員会規則で定めるところにより、当該第三者による相当措置の継続的な実施を確保するために必要な措置を講ずるとともに、本人の求めに応じて当該必要な措置に関する情報を当該本人に提供しなければならない。

(令4達22・追加)

(第三者提供に係る記録の作成等)

第21条 保護管理者は、職員等が個人データを第三者(第2条第7項各号に掲げる者を除く。以下この条及び次条(第23条第3項において読み替えて準用する場合を含む。)において同じ。)に提供したときは、個人情報保護委員会規則で定めるところにより、当該個人データを提供した年月日、当該第三者の氏名又は名称その他の個人情報保護委員会規則で定める事項に関する記録を作成しなければならない。ただし、当該個人データの提供が第19条第2項各号又は第6項各号のいずれか(前条第1項の規定による個人データの提供にあっては、第19条第2項各号のいずれか)に該当する場合は、この限りでない。

2 保護管理者は、前項の記録を、当該記録を作成した日から個人情報保護委員会規則で定める期間保存しなければならない。

(令4達22・追加)

(第三者提供を受ける際の確認等)

第22条 保護管理者は、職員等が第三者から個人データの提供を受けるに際しては、個人情報保護委員会規則で定めるところにより、次に掲げる事項の確認を行わなければならない。ただし、当該個人データの提供が第19条第2項各号又は第6項各号のいずれかに該当する場合は、この限りでない。

(1) 当該第三者の氏名又は名称及び住所並びに法人にあっては、その代表者の氏名

(2) 当該第三者による当該個人データの取得の経緯

2 保護管理者は、前項の規定による確認を行ったときは、個人情報保護委員会規則で定めるところにより、当該個人データの提供を受けた年月日、当該確認に係る事項その他の個人情報保護委員会規則で定める事項に関する記録を作成しなければならない。

3 保護管理者は、前項の記録を、当該記録を作成した日から個人情報保護委員会規則で定める期間保存しなければならない。

(令4達22・追加)

(個人関連情報の第三者提供の制限等)

第23条 職員等は、第三者が個人関連情報(個人関連情報データベース等(個人関連情報を含む情報の集合物であって、特定の個人関連情報を電子計算機を用いて検索することができるように体系的に構成したものその他特定の個人関連情報を容易に検索することができるように体系的に構成したものとして政令で定めるもの)を構成するものに限る。)を個人データとして取得することが想定されるときは、第19条第2項各号に掲げる場合を除くほか、次に掲げる事項について、保護管理者があらかじめ個人情報保護委員会規則で定めるところにより確認することを経ないで、当該個人関連情報を当該第三者に提供してはならない。

(1) 当該第三者が本学から個人関連情報の提供を受けて本人が識別される個人データとして取得することを認める旨の当該本人の同意が得られていること。

(2) 外国にある第三者への提供にあっては、前号の本人の同意を得ようとする場合において、個人情報保護委員会規則で定めるところにより、あらかじめ、当該外国における個人情報の保護に関する制度、当該第三者が講ずる個人情報の保護のための措置その他当該本人に参考となるべき情報が当該本人に提供されていること。

2 第20条第3項の規定は、前項の規定により職員等が個人関連情報を提供する場合について準用する。この場合において、同条第3項中「講ずるとともに、本人の求めに応じて当該必要な措置に関する情報を当該本人に提供し」とあるのは、「講じ」と読み替えるものとする。

3 前条第2項及び第3項の規定は、第1項の規定により保護管理者が確認する場合について準用する。この場合において、同条第2項中「の提供を受けた」とあるのは、「を提供した」と読み替えるものとする。

(令4達22・追加)

(苦情の処理)

第24条 職員等は、個人情報の取扱いに関する苦情の適切かつ迅速な処理に努めなければならない。

2 総括保護管理者は、前項の目的を達成するために、個人情報の取扱いに関する苦情窓口をコンプライアンス部法務室に置く。

3 前項に定めるもののほか、病院に、病院において管理する患者の個人情報の取扱いに関する苦情窓口を置く。

(令4達22・追加、令5達35・令6達30・一部改正)

(仮名加工情報の作成等)

第25条 職員等は、仮名加工情報(仮名加工情報データベース等を構成するものに限る。以下この条及び次条において同じ。)を作成するときは、他の情報と照合しない限り特定の個人を識別することができないようにするために必要なものとして個人情報保護委員会規則で定める基準に従い、個人情報を加工しなければならない。

2 保護管理者は、所属の職員等が、仮名加工情報を作成したとき又は仮名加工情報及び当該仮名加工情報に係る削除情報等(仮名加工情報の作成に用いられた個人情報から削除された記述等及び個人識別符号並びに前項の規定により行われた加工の方法に関する情報をいう。以下この条及び次条第3項において読み替えて準用する第7項において同じ。)を取得したときは、削除情報等の漏えいを防止するために必要なものとして個人情報保護委員会規則で定める基準に従い、削除情報等の安全管理のための措置を講じなければならない。

3 職員等は、第8条の規定にかかわらず、法令に基づく場合を除くほか、第7条第1項の規定により特定された利用目的の達成に必要な範囲を超えて、仮名加工情報(個人情報であるものに限る。以下この条において同じ。)を取り扱ってはならない。

4 仮名加工情報についての第11条の規定の適用については、同条第1項及び第3項中「、本人に通知し、又は公表し」とあるのは「公表し」と、同条第4項第1号から第3号までの規定中「本人に通知し、又は公表する」とあるのは「公表する」とする。

5 職員等は、仮名加工情報である個人データ及び削除情報等を利用する必要がなくなったときは、当該個人データ及び削除情報等(保有個人情報に該当しないものに限る。)を遅滞なく消去するよう努めなければならない。この場合においては、第12条の規定は、適用しない。

6 職員等は、第19条第1項から第3項並びに第20条第1項の規定にかかわらず、法令に基づく場合を除くほか、仮名加工情報である個人データを第三者に提供してはならない。この場合において、第19条第6項中「前各項」とあるのは「第25条第6項」と、同項第3号中「、本人に通知し、又は本人が容易に知り得る状態に置いて」とあるのは「公表して」と、同条第7項中「、本人に通知し、又は本人が容易に知り得る状態に置かなければ」とあるのは「公表しなければ」と、第21条第1項ただし書中「第19条第2項各号又は第6項各号のいずれか(前条第1項の規定による個人データの提供にあっては、第19条第2項各号のいずれか)」とあり、及び第22条第1項ただし書中「第19条第2項各号又は第6項各号のいずれか」とあるのは「法令に基づく場合又は第19条第6項各号のいずれか」とする。

7 職員等は、仮名加工情報を取り扱うに当たっては、当該仮名加工情報の作成に用いられた個人情報に係る本人を識別するために、当該仮名加工情報を他の情報と照合してはならない。

8 職員等は、仮名加工情報を取り扱うに当たっては、電話、郵便若しくは信書便、電報その他の法第41条第8項で掲げる方法を用いるため、又は住居を訪問するために、当該仮名加工情報に含まれる連絡先その他の情報を利用してはならない。

9 仮名加工情報及び仮名加工情報である個人データについては、第7条第2項及び第17条の規定は、適用しない。

(令4達22・追加、令5達5・一部改正)

(仮名加工情報の第三者提供の制限等)

第26条 職員等は、法令に基づく場合を除くほか、仮名加工情報(個人情報であるものを除く。次項及び第3項において同じ。)を第三者に提供してはならない。

2 第19条第6項及び第7項の規定は、仮名加工情報の提供を受ける者について準用する。この場合において、同条第6項中「前各項」とあるのは「第26条第1項」と、同項第3号中「、本人に通知し、又は本人が容易に知り得る状態に置いて」とあるのは「公表して」と、同条第7項中「、本人に通知し、又は本人が容易に知り得る状態に置かなければ」とあるのは「公表しなければ」と読み替えるものとする。

3 第13条第15条第24条並びに前条第7項及び第8項の規定は、仮名加工情報取扱事業者による仮名加工情報の取扱いについて準用する。この場合において、第13条中「漏えい、滅失又は毀損」とあるのは「漏えい」と、前条第七項中「ために、」とあるのは「ために、削除情報等を取得し、又は」と読み替えるものとする。

(令4達22・追加)

(学術研究機関等の責務)

第27条 職員等は、学術研究目的で行う個人情報の取扱いについて、この規程の規定を遵守するとともに、その適正を確保するために必要な措置を自ら講じなければならない。

2 総括保護管理者は、必要に応じて前項の措置の内容を公表する。

(令4達22・追加)

第4章 個人情報ファイル簿

(個人情報ファイル簿の作成及び公表)

第28条 保護管理者は、当該部局において個人情報ファイル(法第74条第2項各号に掲げるもの及び法第75条第3項の規定により個人情報ファイル簿に掲載しないものを除く。以下この条において同じ。)を保有するに至ったときは、直ちに、別に定める様式に必要事項を記載し、総括保護管理者に届け出なければならない。

2 総括保護管理者は、前項の届出を受けたときは、速やかに法第74条第1項第1号から第7号まで、第9号及び第10号に掲げる事項その他政令で定める事項並びに法第110条各号に掲げる事項を記載した帳簿(以下「個人情報ファイル簿」という。)を作成し、本学の閲覧所(第30条に定める開示窓口をいう。)に備えて置くとともに、インターネットの利用その他の情報通信の技術を利用する方法により公表する。

3 個人情報ファイル簿は、本学が保有している個人情報ファイルを通じて一の帳簿とする。

(平29達30・一部改正、令4達22・旧第18条繰下・一部改正、令5達5・一部改正)

(個人情報ファイル簿の変更等)

第29条 保護管理者は、前条第1項の規定により届け出た内容に変更があったとき、保有個人情報ファイルの保有をやめたとき又はその個人情報ファイルが法第74条第2項第9号に該当するに至ったときは、直ちに、別に定める様式に必要事項を記載し、総括保護管理者に届け出なければならない。

2 総括保護管理者は、前項の届出を受けたときは、速やかに個人情報ファイル簿を修正し、又は当該個人情報ファイルについての記載を削除する。

(令4達22・旧第19条繰下・一部改正)

第5章 開示、訂正及び利用停止

第1節 開示

(開示請求)

第30条 法第76条の規定に基づき、保有個人情報の開示を請求しようとする者(以下「開示請求者」という。)は、所定の開示請求書を開示窓口に提出して行わなければならない。

2 前項の開示請求書の提出に際しては、法第77条第2項に定める書類を提示し、又は提出しなければならない。

3 第1項に定める開示窓口は、コンプライアンス部法務室に置く。

4 前項に定めるもののほか、病院において管理する患者に関する保有個人情報に係る請求の処理を行うため、診療情報等開示窓口を病院に置く。

(平17達59加)

(平18達39・平20達48・平24達31・平25達33・平29達4・令2達54・一部改正、令4達22・旧第20条繰下・一部改正、令6達30・一部改正)

(開示請求書の補正)

第31条 前条第1項により提出された開示請求書に形式上の不備があると認めるときは、開示窓口(診療情報等開示窓口を含む。第33条及び第62条を除き、以下同じ。)において、開示請求者に対し、相当の期間を定めて、その補正を求めることができる。この場合において、開示請求者に対し、必要に応じて補正の参考となる情報を提供するものとする。

(平17達59改)

(平30達50・令2達54・一部改正、令4達22・旧第21条繰下・一部改正)

(開示請求書の写しの交付)

第32条 開示窓口において開示請求書を受理したときは、開示請求者に開示請求書の写しを交付するものとする。

(令4達22・旧第22条繰下)

(開示請求書の写しの送付)

第33条 開示窓口において開示請求書を受理したときは、当該個人情報を管理する保護管理者に開示請求書の写しを送付するものとする。

(令4達22・旧第23条繰下)

(保有個人情報の提出)

第34条 保護管理者は、前条により開示請求書の写しの送付を受けたときは、当該保有個人情報を総括保護管理者に提出しなければならない。

(令4達22・旧第24条繰下)

(開示請求に対する措置)

第35条 総括保護管理者は、法第78条から第81条までに定める保有個人情報の開示、不開示又は拒否の決定(以下「開示決定等」という。)を行ったときは、開示請求者に対し、所定の様式により通知しなければならない。

(令4達22・旧第26条繰下・一部改正)

(開示決定等の期限)

第36条 総括保護管理者は、第31条の規定による補正に要した日数を除き、開示請求があった日から30日以内に、開示決定等を行うものとする。

(平21達66・一部改正、令4達22・旧第25条繰下・一部改正)

(期限の延長)

第37条 総括保護管理者は、法第83条第2項又は法第84条の規定により前条に定める期限を延長するときは、所定の様式により、開示請求者に通知しなければならない。

(令4達22・旧第27条繰下・一部改正)

(事案の移送)

第38条 総括保護管理者は、法第85条第1項の規定により事案を他の独立行政法人等又は行政機関の長に移送するときは、所定の様式により、開示請求者に通知しなければならない。

(令4達22・旧第28条繰下・一部改正)

(第三者の意見聴取等)

第39条 法第86条第1項又は第2項の規定により、開示決定等をするに当たって第三者に意見書を提出する機会を与えるときは、総括保護管理者は、事前に所定の様式により、当該第三者に通知するものとする。

2 法第86条第3項の開示決定をするときは、総括保護管理者は、開示決定の日と開示を実施する日との間に2週間以上の期間を設けるとともに、開示決定後直ちに、所定の様式により、当該第三者に通知しなければならない。

(令4達22・旧第29条繰下・一部改正)

(開示の実施)

第40条 保有個人情報の開示は、法第87条第3項による申出に基づき、当該保有個人情報が、文書又は図画に記録されているものにあっては閲覧又は写しの交付により開示窓口において(写しの交付について送付の方法によることを申し出た場合にあっては郵送により)行い、電磁的記録に記録されているものにあっては当該保有個人情報ごとに総括保護管理者が定めるところにより行う。

(令4達22・旧第30条繰下・一部改正)

(手数料)

第41条 開示請求者は、第30条の規定による請求を行うに当たっては、総長が別に定める方法により手数料を納付しなければならない。

2 手数料の額は、開示請求に係る保有個人情報が記録されている法人文書1件につき、300円とする。

3 前2項の規定にかかわらず、診療情報等開示窓口における開示請求に係る手数料の納付方法については病院の保護管理者の、手数料の額については京都大学医学部附属病院諸料金規程(昭和40年達示第2号)の定めるところによる。

4 保有個人情報の開示を受ける者で保有個人情報の写しの送付を希望するときは、前条の規定による申出を行う際に、併せて郵送料を郵便切手で納付しなければならない。

(平17達59加)

(平30達50・令2達54・一部改正、令4達22・旧第31条繰下・一部改正)

(権限及び事務の専決)

第42条 総括保護管理者は、診療情報等開示窓口における開示請求に係る第35条から第40条までに規定する権限及び事務について病院の保護管理者に専決させる。

(平17達59本条加)

(平21達66・令2達54・一部改正、令4達22・旧第31条の2繰下・一部改正)

第2節 訂正

(訂正請求)

第43条 法第90条の規定に基づき、保有個人情報の訂正(追加又は削除を含む。以下同じ。)を請求しようとする者(以下「訂正請求者」という。)は、所定の訂正請求書を開示窓口に提出して行わなければならない。

2 前項の訂正請求書の提出に際しては、訂正請求者は、法第91条第2項に定める書類を提示し、又は提出しなければならない。

(令4達22・旧第32条繰下・一部改正)

(訂正請求書の補正等に係る準用)

第44条 第31条から第33条まで及び第42条の規定は、訂正請求書の補正、訂正請求者への訂正請求書の写しの交付、保護管理者への訂正請求書の写しの送付及び訂正請求に係る権限及び事務の専決について準用する。この場合において、第31条から第33条までの規定中「開示請求書」とあるのは「訂正請求書」と、「開示請求者」とあるのは「訂正請求者」と、第42条中「開示請求」とあるのは「訂正請求」と、「第35条から第40条まで」とあるのは「第46条から第50条まで」と読み替えるものとする。

(平17達59改)

(平21達66・一部改正、令4達22・旧第33条繰下・一部改正)

(保有個人情報の訂正)

第45条 前条において準用する第33条の規定により訂正請求書の写しの送付を受けた保護管理者は、当該訂正請求に係る保有個人情報を調査し、当該訂正請求に理由があると認めるときは当該保有個人情報を訂正して総括保護管理者に提出し、理由がないと認めるときはその理由を総括保護管理者に報告しなければならない。

(令4達22・旧第34条繰下・一部改正)

(訂正請求に対する措置)

第46条 総括保護管理者は、前条の提出又は報告に基づき、保有個人情報の訂正をする旨又は訂正をしない旨の決定を行ったときは、訂正請求者に対し、所定の様式により通知しなければならない。

(平21達66・一部改正、令4達22・旧第36条繰下・一部改正)

(訂正決定等の期限)

第47条 総括保護管理者は、第45条の提出又は報告に基づき、第44条において準用する第31条の規定による補正に要した日数を除き、訂正請求があった日から30日以内に、前条の決定を行うものとする。

(平21達66・一部改正、令4達22・旧第35条繰下・一部改正)

(期限の延長)

第48条 総括保護管理者は、法第94条第2項又は法第95条の規定により前条に定める期限を延長するときは、所定の様式により、訂正請求者に通知しなければならない。

(令4達22・旧第37条繰下・一部改正)

(事案の移送)

第49条 総括保護管理者は、法第96条第1項の規定により事案を他の独立行政法人等又は行政機関の長に移送するときは、所定の様式により、訂正請求者に通知しなければならない。

(令4達22・旧第38条繰下・一部改正)

(保有個人情報の提供先への通知)

第50条 総括保護管理者は、訂正決定に基づく保有個人情報の訂正の実施をした場合において、必要があると認めるときは、当該保有個人情報の提供先に対し、遅滞なく、その旨を書面により通知するものとする。

(令4達22・追加)

第3節 利用停止

(利用停止請求)

第51条 法第98条の規定に基づき、保有個人情報の利用の停止、消去又は提供の停止(以下「利用停止」という。)を請求しようとする者(以下「利用停止請求者」という。)は、所定の利用停止請求書を開示窓口に提出して行わなければならない。

2 前項の利用停止請求書の提出に際しては、法第99条第2項に定める書類を提示し、又は提出しなければならない。

(令4達22・旧第39条繰下・一部改正)

(利用停止請求書の補正等に係る準用)

第52条 第31条から第33条まで及び第42条の規定は、利用停止請求書の補正、利用停止請求者への利用停止請求書の写しの交付、保護管理者への利用停止請求書の写しの送付及び利用停止請求に係る権限及び事務の専決について準用する。この場合において、第31条から第33条までの規定中「開示請求書」とあるのは「利用停止請求書」と、「開示請求者」とあるのは「利用停止請求者」と、第42条中「開示請求」とあるのは「利用停止請求」と、「第35条から第40条まで」とあるのは「第54条から第56条まで」と読み替えるものとする。

(平17達59改)

(平21達66・一部改正、令4達22・旧第40条繰下・一部改正)

(保有個人情報の利用停止)

第53条 前条において準用する第33条の規定により利用停止請求書の写しの送付を受けた保護管理者は、当該利用停止請求に係る保有個人情報を調査し、当該利用停止請求に係る理由の存否、その理由及び当該利用停止請求に理由があると認めるときは、当該利用停止が事務又は事業の適正な遂行に及ぼす影響について総括保護管理者に報告しなければならない。

(令4達22・旧第41条繰下・一部改正)

(利用停止請求に対する措置)

第54条 総括保護管理者は、前条の報告に基づき、保有個人情報の利用停止をする旨又は利用停止をしない旨の決定を行ったときは、利用停止請求者に対し、所定の様式により通知しなければならない。

(平21達66・一部改正、令4達22・旧第43条繰下・一部改正)

(利用停止決定等の期限)

第55条 総括保護管理者は、第53条の報告に基づき、第52条において準用する第31条の規定による補正に要した日数を除き、利用停止請求があった日から30日以内に、前条の決定を行うものとする。

(平21達66・一部改正、令4達22・旧第42条繰下・一部改正)

(期限の延長)

第56条 総括保護管理者は、法第102条第2項又は法第103条の規定により前条に定める期限を延長するときは、所定の様式により、利用停止請求者に通知しなければならない。

(令4達22・旧第44条繰下・一部改正)

(診療情報等開示窓口における開示請求等に係る処理)

第57条 この章に定めるもののほか、診療情報等開示窓口における開示請求等に係る処理に関し必要な事項は、病院の保護管理者が定める。

(平17達59本条加)

(令2達54・一部改正、令4達22・旧第44条の2繰下・一部改正)

第4節 審査請求

(平28達36・改称)

(審査請求に対する措置)

第58条 総括保護管理者は、法第105条第1項の規定による審査請求が行われ、同項の規定により情報公開・個人情報保護審査会に諮問したときは、所定の様式により、審査請求人その他法第105条第2項各号に掲げる者(次項において「審査請求人等」という。)に対し、諮問をした旨を通知しなければならない。

2 総括保護管理者は、審査請求を却下したとき又は審査請求に対する裁決をしたときは、所定の様式により、審査請求人等に通知するものとする。

(平21達66・平28達36・一部改正、令4達22・旧第45条繰下・一部改正)

(第三者からの審査請求を棄却する場合等における手続)

第59条 第39条第2項の規定は、次の各号のいずれかに該当する裁決をする場合について準用する。

(1) 開示決定に対する第三者からの審査請求を却下し、又は棄却する裁決

(2) 審査請求に係る開示決定等(開示請求に係る保有個人情報の全部を開示する旨の決定を除く。)を変更し、当該審査請求に係る保有個人情報を開示する旨の裁決(第三者である参加人が当該第三者に関する情報の開示に反対の意思を表示している場合に限る。)

(平28達36・一部改正、令4達22・旧第46条繰下・一部改正)

第5章の2 国立大学法人京都大学匿名加工情報の提供

(平29達30・追加、令4達22・改称)

(国立大学法人京都大学匿名加工情報の作成及び提供等)

第60条 本学は、国立大学法人京都大学匿名加工情報(国立大学法人京都大学匿名加工情報ファイルを構成するものに限る。以下この章において同じ。)を作成することができる。

2 職員等は、次の各号のいずれかに該当する場合を除き、国立大学法人京都大学匿名加工情報を提供してはならない。

(1) 法令に基づく場合(この章の規定に従う場合を含む。)

(2) 保有個人情報を利用目的のために第三者に提供することができる場合において、当該保有個人情報を加工して作成した国立大学法人京都大学匿名加工情報を当該第三者に提供するとき。

3 職員等は、法令に基づく場合を除き、利用目的以外の目的のために削除情報(保有個人情報に該当するものに限る。)を自ら利用し、又は提供してはならない。

4 前項の「削除情報」とは、国立大学法人京都大学匿名加工情報の作成に用いた保有個人情報から削除した記述等及び個人識別符号をいう。

(平29達30・追加、令4達22・旧第46条の2繰下・一部改正)

(提案の募集)

第61条 総括保護管理者は、毎年度1回以上、募集の開始の日から30日以上の期間を定めて、インターネットの利用その他の適切な方法により、本学が保有している個人情報ファイル(個人情報ファイル簿に法第110条第1号に掲げる事項の記載があるものに限る。以下この章において同じ。)について、次条の提案を募集するものとする。

(平29達30・追加、令元達41・一部改正、令4達22・旧第46条の3繰下・一部改正、令5達5・一部改正)

(国立大学法人京都大学匿名加工情報をその用に供して行う事業に関する提案)

第62条 前条の規定による募集に応じて国立大学法人京都大学匿名加工情報をその事業の用に供しようとする者は、所定の提案書その他必要な書面を開示窓口に提出しなければならない。

(平29達30・追加、令4達22・旧第46条の4繰下・一部改正)

(提案の審査等)

第63条 総括保護管理者は、前条の提案があったときは、当該提案が法第114条第1項各号に掲げる基準に適合するかどうかを審査する。

2 総括保護管理者は、前項の規定により審査した結果、前条の提案が法第114条第1項各号に掲げる基準に適合すると認めるときは、当該提案をした者に対し、次に掲げる事項を書面により通知するものとする。

(1) 法第115条の規定により本学との間で国立大学法人京都大学匿名加工情報の利用に関する契約を締結することができる旨

(2) 納付すべき手数料の額

(3) 手数料の納付方法

(4) 手数料の納付期限

(5) 国立大学法人京都大学匿名加工情報の提供の方法

3 総括保護管理者は、第1項の規定により審査した結果、前条の提案が法第114条第1項各号に掲げる基準のいずれかに適合しないと認めるときは、当該提案をした者に対し、理由を付して、その旨を書面により通知するものとする。

(平29達30・追加、令4達22・旧第46条の5繰下・一部改正、令5達5・一部改正)

(国立大学法人京都大学匿名加工情報の作成等)

第64条 総括保護管理者は、法第115条に基づき、本学が第62条の提案をした者と国立大学法人京都大学匿名加工情報の利用に関する契約を締結したときは、当該提案に係る個人情報ファイルを保有する部局の保護管理者に、国立大学法人京都大学匿名加工情報の作成を指示するものとする。

2 保護管理者は、国立大学法人京都大学匿名加工情報を作成するときは、特定の個人を識別することができないように及びその作成に用いる保有個人情報を復元することができないようにするために必要なものとして個人情報保護委員会規則で定める基準に従い、当該保有個人情報を加工しなければならない。

3 前項の規定は、国立大学法人京都大学匿名加工情報の作成の委託(2以上の段階にわたる委託を含む。)を受けた者が受託した業務を行う場合について準用する。

(平29達30・追加、令4達22・旧第46条の7繰下・一部改正、令5達5・一部改正)

(国立大学法人京都大学匿名加工情報に関する事項の個人情報ファイル簿への記載)

第65条 保護管理者は、当該部局において国立大学法人京都大学匿名加工情報を作成したときは、当該国立大学法人京都大学匿名加工情報の作成に用いた保有個人情報を含む個人情報ファイルについては、直ちに別に定める様式に当該国立大学法人京都大学匿名加工情報の概要を記載し、総括保護管理者に届け出なければならない。

2 総括保護管理者は、前項の届出を受けたときは、速やかに当該国立大学法人京都大学匿名加工情報の作成に用いた保有個人情報を含む個人情報ファイルについて、個人情報ファイル簿に次に掲げる事項を記載しなければならない。

(1) 国立大学法人京都大学匿名加工情報の本人の数及び国立大学法人京都大学匿名加工情報に含まれる情報の項目

(2) 次条の提案を受ける組織の名称及び所在地

(3) 次条の提案をすることができる期間

(平29達30・追加、令4達22・旧第46条の8繰下・一部改正)

(作成された国立大学法人京都大学匿名加工情報をその用に供して行う事業に関する提案等)

第66条 第62条及び第63条の規定は、前条第2項の規定により個人情報ファイル簿に同項第1号に掲げる事項が記載された国立大学法人京都大学匿名加工情報をその事業の用に供しようとする者が行う提案について準用する。当該国立大学法人京都大学匿名加工情報について法第115条の規定により本学と国立大学法人京都大学匿名加工情報の利用に関する契約を締結した者が、当該国立大学法人京都大学匿名加工情報をその用に供する事業を変更しようとするときも、同様とする。

(平29達30・追加、令4達22・旧第46条の9繰下・一部改正、令5達5・一部改正)

(手数料)

第67条 法第115条(法第118条第2項において準用する場合を含む。次条において同じ。)の規定により本学と国立大学法人京都大学匿名加工情報の利用に関する契約を締結する者は、総長の定めるところにより、21,000円に次に掲げる額の合計額を加算した額の手数料を納めなければならない。

(1) 国立大学法人京都大学匿名加工情報の作成に要する時間1時間までごとに3,950円

(2) 国立大学法人京都大学匿名加工情報の作成の委託を受けた者に対して支払う額(当該委託をする場合に限る。)

2 前条の規定により本学と国立大学法人京都大学匿名加工情報の利用に関する契約を締結する者は、総長の定めるところにより、次に掲げる区分に応じ、それぞれ当該各号に定める額の手数料を納めなければならない。

(1) 次号に掲げる者以外の者 法第115条の規定により本学と当該国立大学法人京都大学匿名加工情報の利用に関する契約を締結する者が前項の規定により納付しなければならない手数料の額と同一の額

(2) 法第115条(法第118条第2項において準用する場合を含む。)の規定により本学と当該国立大学法人京都大学匿名加工情報の利用に関する契約を締結した者 12,600円

(平29達30・追加、平30達50・一部改正、令4達22・旧第46条の10繰下・一部改正、令5達5・一部改正)

(国立大学法人京都大学匿名加工情報の利用に関する契約の解除)

第68条 総長は、法第115条の規定により本学と国立大学法人京都大学匿名加工情報の利用に関する契約を締結した者が次の各号のいずれかに該当するときは、当該契約を解除することができる。

(1) 偽りその他不正の手段により当該契約を締結したとき。

(2) 法第113条各号(法第118条第2項において準用する場合を含む。)のいずれかに該当することとなったとき。

(3) 当該契約において定められた事項について重大な違反があったとき。

(平29達30・追加、令4達22・旧第46条の11繰下・一部改正、令5達5・一部改正)

(識別行為の禁止等)

第69条 職員等は、国立大学法人京都大学匿名加工情報を取り扱うに当たっては、法令に基づく場合を除き、当該国立大学法人京都大学匿名加工情報の作成に用いられた個人情報に係る本人を識別するために、当該国立大学法人京都大学匿名加工情報を他の情報と照合してはならない。

2 保護管理者は、当該部局における国立大学法人京都大学匿名加工情報、国立大学法人京都大学匿名加工情報の作成に用いた保有個人情報から削除した記述等及び個人識別符号並びに第64条第2項の規定により行った加工の方法に関する情報(以下この条及び次条において「国立大学法人京都大学匿名加工情報等」という。)の漏えいを防止するために必要な措置を講じるものとする。

3 前2項の規定は、本学から国立大学法人京都大学匿名加工情報等の取扱いの委託(二以上の段階にわたる委託を含む。)を受けた者が受託した業務を行う場合について準用する。

(令4達22・追加)

(従事者の義務)

第70条 匿名加工情報等の取扱いに従事する職員等若しくはこれらの職にあった者又は前条第3項の委託を受けた業務に従事している者若しくは従事していた者は、その業務に関して知り得た国立大学法人京都大学匿名加工情報等の内容をみだりに他人に知らせ、又は不当な目的に利用してはならない。

(平29達30・追加、令4達22・旧第46条の13繰下・一部改正)

(匿名加工情報の取扱いに係る義務)

第71条 総括保護管理者は、匿名加工情報(法第60条第3項に定める行政機関等匿名加工情報(国立大学法人京都大学匿名加工情報を含む。)を除く。以下この条において同じ。)を第三者に提供するときは、法令に基づく場合を除き、個人情報保護委員会規則で定めるところにより、あらかじめ、第三者に提供される匿名加工情報に含まれる個人に関する情報の項目及びその提供の方法について公表するとともに、当該第三者に対して、当該提供に係る情報が匿名加工情報である旨を明示しなければならない。

2 職員等は、匿名加工情報を取り扱うに当たっては、法令に基づく場合を除き、当該匿名加工情報の作成に用いられた個人情報に係る本人を識別するために、当該個人情報から削除された記述等若しくは個人識別符号若しくは法第43条第1項の規定により行われた加工の方法に関する情報を取得し、又は当該匿名加工情報を他の情報と照合してはならない。

3 総括保護管理者は、匿名加工情報の漏えいを防止するために必要なものとして個人情報保護委員会規則で定める基準に従い、匿名加工情報の適切な管理のために必要な措置を講じなければならない。

4 前2項の規定は、本学から匿名加工情報の取扱いの委託(2以上の段階にわたる委託を含む。)を受けた者が受託した業務を行う場合について準用する。

(令4達22・追加、令5達5・一部改正)

第6章 雑則

(移送された事案の取扱い)

第72条 他の独立行政法人等又は行政機関から移送された事案に係る開示、訂正又は利用停止に係る手続は、第33条から前条までの規定に準じて取り扱うものとする。

(令4達22・旧第47条繰下・一部改正)

(関係省庁との連携)

第73条 本学は、保有個人情報の適切な管理にあたって、個人情報の保護に関する基本方針(平成16年4月2日閣議決定)を踏まえ、関係省庁と緊密に連携して行うものとする。

(平28達97・追加、令4達22・旧第47条の2繰下)

(法務・コンプライアンス担当の副学長の協力)

第74条 総括保護管理者は、本学における個人情報の保護に関し必要があると認めるときは、法務・コンプライアンス担当の副学長に対して協力を求めることができる。

(平30達50・追加、令4達22・旧第47条の3繰下)

(適用除外)

第75条 本学における行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律(平成25年法律第27号)に基づく特定個人情報等の取扱いその他特定個人情報等の保護については、京都大学における個人番号及び特定個人情報の保護に関する規程(平成27年達示第49号)の定めるところによる。

(平27達48・追加、令4達22・旧第48条繰下)

(その他)

第76条 この規程に定めるもののほか、本学における個人情報の保護に関し必要な事項は、総括保護管理者が定める。

(平21達66・一部改正、平27達48・旧第48条繰下、令4達22・旧第49条繰下)

この規程は、平成17年4月1日から施行する。

〔中間の改正規程の附則は、省略した。〕

(平成17年達示第76号)

この規程は、平成17年11月29日から施行し、平成17年11月1日から適用する。

〔中間の改正規程の附則は、省略した。〕

(平成28年達示第36号)

1 この規程は、平成28年4月1日から施行する。

2 この規程の施行前に本学が行った決定又はこの規程の施行前に開示請求等があったものに係る本学の不作為に係る異議申立てについては、改正後の規定にかかわらず、なお従前の例による。

〔中間の改正規程の附則は、省略した。〕

(令和4年達示第22号)

1 この規程は、令和4年4月1日から施行する。

2 この規程の施行前に行われた本人からの同意取得、開示等請求、非識別加工情報の提供に係る申請その他の取扱いについては、なお従前の例による。

〔中間の改正規程の附則は、省略した。〕

(令和6年達示第30号)

この規程は、令和6年4月1日から施行する。

京都大学における個人情報の保護に関する規程

平成17年3月14日 達示第1号

(令和6年4月1日施行)

体系情報
第1編 組織及び運営/第19章 文書、公印及び権限の委任等
沿革情報
平成17年3月14日 達示第1号
平成17年7月25日 達示第59号
平成17年11月29日 達示第76号
平成18年3月29日 達示第39号
平成19年3月30日 達示第33号
平成20年9月16日 達示第48号
平成21年2月3日 達示第66号
平成21年3月2日 達示第70号
平成22年3月29日 達示第36号
平成23年3月31日 達示第38号
平成24年3月27日 達示第31号
平成24年9月25日 達示第53号
平成25年3月27日 達示第33号
平成27年3月25日 達示第11号
平成27年9月15日 達示第48号
平成27年12月22日 達示第68号
平成28年3月31日 達示第36号
平成29年2月28日 達示第97号
平成29年3月28日 達示第4号
平成29年5月23日 達示第30号
平成30年5月29日 達示第50号
平成30年12月18日 達示第76号
令和元年5月7日 達示第37号
令和元年6月3日 達示第41号
令和2年9月29日 達示第54号
令和4年3月24日 達示第22号
令和5年3月28日 達示第5号
令和5年6月29日 達示第35号
令和6年3月29日 達示第30号