(趣旨)

第1条　この規程は、行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律(平成25年法律第27号。以下「番号法」という。)に基づき、国立大学法人京都大学(以下「本学」という。)における特定個人情報等の取扱いその他特定個人情報等の保護に関し必要な事項を定める。

(定義)

第2条　この規程において「個人情報」とは、京都大学における個人情報の保護に関する規程(平成17年達示第1号。以下「個人情報保護規程」という。)第2条第1項に規定する個人情報であって、本学が保有するものをいう。

(利用範囲等)

第3条　本学における個人番号を利用する事務(以下「特定個人情報等取扱事務」という。)の範囲、当該事務において利用する特定個人情報等の範囲及び当該事務に従事する職員等(以下「事務取扱担当者」という。)は、総括責任者が別に定める。

(職員等の責務)

第4条　職員等は、関係法令、規程等を遵守するとともに、総括責任者及び保護責任者の指示に従い、特定個人情報等を取り扱わなければならない。

(総括責任者)

第5条　本学に総括責任者を置き、総務担当の理事をもって充てる。

(保護責任者)

第6条　特定個人情報等を取り扱う部局(各研究科等(研究科、附置研究所、附属図書館、医学部附属病院又はセンター等(国立大学法人京都大学の組織に関する規程(平成16年達示第1号。以下この項において「組織規程」という。)第3章第7節から第12節までに定める施設等をいう。)をいい、組織規程第56条第1項の部局事務部等を含む。)、共通事務部の課又は監査室をいう。以下同じ。)に保護責任者を置き、当該部局の長(全学教員部にあっては、総長が指名する理事)をもって充てる。

(監査責任者)

第7条　本学に監査責任者を置き、総括責任者が指名する者をもって充てる。

(委員会)

第8条　総括責任者は、必要と認めるときは、特定個人情報等の管理に係る重要事項の決定、連絡・調整等を行うため、委員会を置くことができる。

第9条　総括責任者は、次の各号に掲げる者に対し、当該各号に掲げる教育研修を行うものとする。

(取得に際しての利用目的の通知等)

第10条　事務取扱担当者は、特定個人情報等を取得した場合は、あらかじめその利用目的を公表している場合を除き、速やかに、その利用目的を、本人に通知し、又は公表しなければならない。

(不適正な利用の禁止)

第10条の2　事務取扱担当者は、違法又は不当な行為を助長し、又は誘発するおそれがある方法により特定個人情報等を利用してはならない。

(適正な取得)

第11条　事務取扱担当者は、特定個人情報等取扱事務を処理するために必要があるときは、本人に対し個人番号(当該本人と同一の世帯に属する者の個人番号を含む。)の提供を求めることができる。

(正確性の確保)

第12条　事務取扱担当者は、利用目的の達成に必要な範囲内で、当該特定個人情報等が過去又は現在の事実と合致するよう努めなければならない。

(安全管理措置)

第13条　保護責任者は、当該部局における特定個人情報等の漏えい、滅失又は毀損の防止その他特定個人情報等の安全管理のために必要かつ適切な措置を講じるとともに、必要に応じ、特定個人情報等の取扱者の制限、特定個人情報等の取扱いに関する必要かつ適切な指示その他の合理的な安全対策を講じるものとする。

(事務取扱担当者の義務)

第14条　事務取扱担当者又はこれらの職にあった者は、その業務に関して知り得た特定個人情報等の内容をみだりに他人に知らせ、又は不当な目的に利用してはならない。

(利用の制限)

第15条　職員等は、あらかじめ本人の同意を得ないで、利用目的の達成に必要な範囲を超えて、特定個人情報等を取り扱ってはならない。

(提供の制限)

第16条　職員等は、次の各号のいずれかに該当する場合を除き、特定個人情報を提供してはならない。

(収集及び保管の制限)

第17条　職員等は、前条各号のいずれかに該当する場合を除き、特定個人情報等を収集し、又は保管してはならない。

(特定個人情報ファイルの作成の制限)

第18条　事務取扱担当者は、第16条第2号から第7号までのいずれかに該当して特定個人情報を提供し、又はその提供を受けることができる場合を除き、特定個人情報等取扱事務を処理するために必要な範囲を超えて特定個人情報ファイルを作成してはならない。

(委託先の監督)

第19条　保護責任者は、特定個人情報等の取扱いに係る業務を外部に委託する場合は、委託先において特定個人情報等の漏えい、滅失又は毀損の防止その他の特定個人情報等の安全管理のために必要かつ適切な監督を行うとともに、合理的な方法により、委託先における責任者及び業務従事者の管理並びに実施に係る体制、特定個人情報等の管理の状況についての検査に関する事項その他特定個人情報等の管理に関し必要な事項を確認し、特定個人情報等の適切な管理を行う能力を有する者が選定され、及び当該委託に係る契約書、仕様書等に次に掲げる事項が明記されるよう必要かつ適切な措置を講じるものとする。

(漏えい等の報告等)

第20条　事務取扱担当者が関係法令、規程等に違反し若しくは違反するおそれがある場合、又は特定個人情報等の漏えい、滅失若しくは毀損その他の特定個人情報等の安全確保の上で問題となる事案が発生し、若しくは発生するおそれがある事実を知った場合は、直ちに当該特定個人情報等を管理する保護責任者に報告しなければならない。

(監査、点検、評価及び見直し)

第21条　監査責任者は、特定個人情報等の管理の状況及び職員等の監督状況について、定期に及び必要に応じて随時に監査(外部監査を含む。以下第3項において同じ。)を行い、その結果を総括責任者に報告する。

(特定個人情報ファイル簿の作成及び公表)

第22条　保護責任者は、当該部局において特定個人情報ファイル(個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号。以下「個人情報保護法」という。)第74条第2項各号に掲げるもの及び同法第75条第3項の規定により特定個人情報ファイル簿に掲載しないものを除く。以下この条において同じ。)を保有するに至ったときは、直ちに、別に定める様式に必要事項を記載し、総括責任者に届け出なければならない。

(特定個人情報ファイル簿の変更等)

第23条　保護責任者は、前条第1項の規定により届け出た内容に変更があったとき、特定個人情報ファイルの保有をやめたとき又はその特定個人情報ファイルが個人情報保護法第74条第2項第9号に該当するに至ったときは、直ちに、別に定める様式に必要事項を記載し、総括責任者に届け出なければならない。

(開示請求)

第24条　個人情報保護法第76条の規定に基づき、保有特定個人情報の開示を請求しようとする者(以下「開示請求者」という。)は、所定の開示請求書を開示窓口に提出して行わなければならない。

(開示請求書の補正)

第25条　前条第1項により提出された開示請求書に形式上の不備があると認めるときは、開示窓口において、開示請求者に対し、相当の期間を定めて、その補正を求めることができる。この場合において、開示請求者に対し、必要に応じて補正の参考となる情報を提供するものとする。

(開示請求書の写しの交付)

第26条　開示窓口において開示請求書を受理したときは、開示請求者に開示請求書の写しを交付するものとする。

(開示請求書の写しの送付)

第27条　開示窓口において開示請求書を受理したときは、当該特定個人情報を管理する保護責任者に開示請求書の写しを送付するものとする。

(保有特定個人情報の提出)

第28条　保護責任者は、前条により開示請求書の写しの送付を受けたときは、当該保有特定個人情報を総括責任者に提出しなければならない。

(開示請求に対する措置)

第29条　総括責任者は、個人情報保護法第78条から第81条までに定める保有特定個人情報の開示、不開示又は拒否の決定(以下「開示決定等」という。)を行ったときは、開示請求者に対し、所定の様式により通知しなければならない。

(開示決定等の期限)

第30条　総括責任者は、第25条の規定による補正に要した日数を除き、開示請求があった日から30日以内に、開示決定等を行うものとする。

(期限の延長)

第31条　総括責任者は、個人情報保護法第83条第2項又は同法第84条の規定により前条に定める期限を延長するときは、所定の様式により、開示請求者に通知しなければならない。

(事案の移送)

第32条　総括責任者は、個人情報保護法第85条第1項の規定により事案を他の独立行政法人等又は行政機関の長に移送するときは、所定の様式により、開示請求者に通知しなければならない。

(第三者の意見聴取等)

第33条　個人情報保護法第86条第1項又は第2項の規定により、開示決定等をするに当たって第三者に意見書を提出する機会を与えるときは、総括責任者は、事前に所定の様式により、当該第三者に通知するものとする。

(開示の実施)

第34条　保有特定個人情報の開示は、個人情報保護法第87条第3項による申出に基づき、当該保有特定個人情報が、文書又は図画に記録されているものにあっては閲覧又は写しの交付により開示窓口において(写しの交付について送付の方法によることを申し出た場合にあっては郵送により)行い、電磁的記録に記録されているものにあっては当該保有特定個人情報ごとに総括責任者が定めるところにより行う。

(手数料)

第35条　開示請求者は、第24条の規定による請求を行うに当たっては、総長が別に定める方法により手数料を納付しなければならない。

(訂正請求)

第36条　個人情報保護法第90条の規定に基づき、保有特定個人情報の訂正(追加又は削除を含む。以下同じ。)を請求しようとする者(以下「訂正請求者」という。)は、所定の訂正請求書を開示窓口に提出して行わなければならない。

(訂正請求書の補正等に係る準用)

第37条　第25条から第27条までの規定は、訂正請求書の補正、訂正請求者への訂正請求書の写しの交付、保護責任者への訂正請求書の写しの送付について準用する。この場合において、第25条から第27条までの規定中「開示請求書」とあるのは「訂正請求書」と、第25条及び第26条の規定中「開示請求者」とあるのは「訂正請求者」と読み替えるものとする。

(保有特定個人情報の訂正)

第38条　前条において準用する第27条の規定により訂正請求書の写しの送付を受けた保護責任者は、当該訂正請求に係る保有特定個人情報を調査し、当該訂正請求に理由があると認めるときは当該保有特定個人情報を訂正して総括責任者に提出し、理由がないと認めるときはその理由を総括責任者に報告しなければならない。

(訂正請求に対する措置)

第39条　総括責任者は、前条の提出又は報告に基づき、保有特定個人情報の訂正をする旨又は訂正をしない旨の決定を行ったときは、訂正請求者に対し、所定の様式により通知しなければならない。

(訂正決定等の期限)

第40条　総括責任者は、第38条の提出又は報告に基づき、第37条において準用する第25条の規定による補正に要した日数を除き、訂正請求があった日から30日以内に、前条の決定を行うものとする。

(期限の延長)

第41条　総括責任者は、個人情報保護法第94条第2項又は同法第95条の規定により前条に定める期限を延長するときは、所定の様式により、訂正請求者に通知しなければならない。

(事案の移送)

第42条　総括責任者は、個人情報保護法第96条第1項の規定により事案を他の独立行政法人等又は行政機関の長に移送するときは、所定の様式により、訂正請求者に通知しなければならない。

(保有特定個人情報の提供先への通知)

第42条の2　総括責任者は、訂正決定に基づく保有特定個人情報の訂正の実施をした場合において、必要があると認めるときは、当該保有特定個人情報の提供先に対し、遅滞なく、その旨を書面により通知するものとする。

(利用停止請求)

第43条　個人情報保護法第98条の規定に基づき、保有特定個人情報の利用の停止、消去又は提供の停止(以下「利用停止」という。)を請求しようとする者(以下「利用停止請求者」という。)は、所定の利用停止請求書を開示窓口に提出して行わなければならない。

(利用停止請求書の補正等に係る準用)

第44条　第25条から第27条までの規定は、利用停止請求書の補正、利用停止請求者への利用停止請求書の写しの交付、保護責任者への利用停止請求書の写しの送付について準用する。この場合において第25条から第27条までの規定中「開示請求書」とあるのは「利用停止請求書」と、第25条及び第26条の規定中「開示請求者」とあるのは「利用停止請求者」と読み替えるものとする。

(保有特定個人情報の利用停止)

第45条　前条において準用する第27条の規定により利用停止請求書の写しの送付を受けた保護責任者は、当該利用停止請求に係る保有特定個人情報を調査し、当該利用停止請求に係る理由の存否、その理由及び当該利用停止請求に理由があると認めるときは、当該利用停止が事務又は事業の適正な遂行に及ぼす影響について総括責任者に報告しなければならない。

(利用停止請求に対する措置)

第46条　総括責任者は、前条の報告に基づき、保有特定個人情報の利用停止をする旨又は利用停止をしない旨の決定を行ったときは、利用停止請求者に対し、所定の様式により通知しなければならない。

(利用停止決定等の期限)

第47条　総括責任者は、第45条の報告に基づき、第44条において準用する第25条の規定による補正に要した日数を除き、利用停止請求があった日から30日以内に、前条の決定を行うものとする。

(期限の延長)

第48条　総括責任者は、個人情報保護法第102条第2項又は同法第103条の規定により前条に定める期限を延長するときは、所定の様式により、利用停止請求者に通知しなければならない。

(審査請求に対する措置)

第49条　総括責任者は、個人情報保護法第105条第1項の規定による審査請求が行われ、同項の規定により情報公開・個人情報保護審査会に諮問したときは、所定の様式により、審査請求人その他同条第2項各号に掲げる者(次項において「審査請求人等」という。)に対し、諮問をした旨を通知しなければならない。

(第三者からの審査請求を棄却する場合等における手続)

第50条　第33条第2項の規定は、次の各号のいずれかに該当する裁決をする場合について準用する。

(移送された事案の取扱い)

第51条　他の独立行政法人等又は行政機関から移送された事案に係る開示、訂正又は利用停止に係る手続は、第27条から前条までの規定に準じて取り扱うものとする。

(関係省庁との連携)

第51条の2　本学は、保有個人情報等の適切な管理にあたって、個人情報の保護に関する基本方針(平成16年4月2日閣議決定)を踏まえ、関係省庁と緊密に連携して行うものとする。

(法務・コンプライアンス担当の副学長の協力)

第51条の3　総括責任者は、本学における特定個人情報等の保護に関し必要があると認めるときは、法務・コンプライアンス担当の副学長に対して協力を求めることができる。

(その他)

第52条　この規程に定めるもののほか、本学における特定個人情報等の保護に関し必要な事項は、総括責任者が定める。