○国立大学法人京都大学出納事務取扱要領
平成16年4月1日
財務担当理事裁定制定
(目的)
第1条 この要領は、国立大学法人京都大学会計規程(以下「会計規程」という。)及び国立大学法人京都大学会計実施規則(以下「会計実施規則」という。)に定める金銭の出納管理および有価証券の管理に関する事務手続を定め、本学の資金の安全な保管と効率的な運用を行うことを目的とする。
(金銭及び有価証券の範囲)
第2条 この要領で金銭とは、会計規程第16条第1項に規定する現金及び預金をいい、現金には通貨のほか、他人振出小切手、郵便為替証書、振替貯金払出証書および官公署の支払通知書を含むものとする。
2 この要領で有価証券とは、会計規程第16条第2項に規定する有価証券をいう。
(出納責任)
第3条 会計実施規則第8条に定める出納責任者は、所掌する出納単位における金銭の出納及び保管に関する事務について、一切の権限と責任を有する。
2 出納責任者に事故がある場合、その他特に必要と認める場合には、経理責任者は他の者にその業務の代行を委任することができる。
(出納責任者の交代)
第4条 出納責任者が交代したときは、前任者は速やかに後任者に事務の引継ぎを行わなければならない。
(出納担当者の選任)
第5条 経理責任者は会計実施規則第9条に定める出納担当者を置いた場合は、現金の収納事務に関する業務を委任することができる。なお、この場合は、事務本部出納責任者に報告しなければならない。
(現金の取扱)
第6条 現金は、原則として業務上現金によることがやむを得ない支払、小口現金による支払及び釣銭準備金による支払にあてる場合以外は、金融機関に預け入れるものとする。
2 小口現金の取扱いについては、国立大学法人京都大学小口現金取扱要領にて定める。
3 釣銭準備金の取扱いについては、国立大学法人京都大学釣銭準備金取扱要領にて定める。
(預金口座)
第7条 経理責任者は、金融機関との取引を開始又は廃止する必要が生じた場合及び取引金融機関に新たに口座を開設する必要が生じた場合は、「取引金融機関の(開設・廃止)について(申請)」(様式1)にその理由、金融機関名、口座種別及び口座名義等を明記し、財務担当の理事(以下「財務担当理事」という。)の承認を得なければならない。
3 新たな金融機関との取引及び新たな口座の開設が承認された場合は、財務部長は速やかに金融機関と口座の開設並びに有価証券等に係る口座移管等必要な手続を行い、申請のあった経理責任者に通知するものとする。
4 経理責任者は、会計実施規則第10条の定めにかかわらず、口座名義を学長名義によることにより業務運営上支障が生じる場合には、学長名義により行うことができない理由を明確にして、財務担当理事の承認を得なければならない。
(金銭出納取扱日時)
第8条 経理責任者は、金銭出納取扱業務時間を定め、又は変更したときは、事務本部出納責任者に報告するものとする。
2 出納責任者は、前項において定められた金銭出納取扱業務時間を臨時に変更する必要がある場合には、事前に経理責任者の承認を得て変更することができる。
3 金銭収納窓口の開閉時間及び自動券売機の運転時間等については、第1項に定める金銭出納取扱業務時間内において、出納責任者が事前の準備及び事後の整理を考慮の上、定めるものとする。
(収納印の届出)
第9条 出納責任者は、収納の認証に用いる印(以下「収納印」という。)をあらかじめ経理責任者に届け出なければならない。その収納印を変更しようとする時も同様とする。
(収納の方法)
第10条 本学の収納の方法は、会計規程第21条に定めるとおり振込及び現金によるものとする。
(収納する金銭)
第11条 本学が収納する金銭は、円建てによるものとする。
(1) 受託研究契約及び共同研究契約に基づく研究経費
(2) 特許権等の使用料
(3) 寄附金(海外の研究機関等から教員等個人に助成金等が供与された場合で、京都大学寄附金取扱規程(平成16年達示第99号)に基づき受入を行うものを含む。)
(4) その他外貨小切手以外での収納方法がないと財務担当理事が認めたもの
3 経理責任者は、前項により外貨小切手での収納をしようとする場合は、事務本部出納責任者にその内容を報告するものとする。
(現金による収納手続)
第12条 現金を収納したときの手続きは以下の手順による。
(1) 出納責任者(第5条において出納担当者を置いた場合は、出納担当者)は、金銭を収納したときは、領収証書を発行する。
(2) 収納者が出納担当者の場合は、収納後、直ちに領収証書の控をもとに「収入額管理シート」(様式3)を作成のうえ、当該シートと収納した現金を出納責任者へ引き渡すものとする。
(3) 出納責任者は、当日の現金の手許有高と領収関係書類の合計額が一致することを確認し、収納額を現金出納帳に記帳するとともに、「収納額報告書」(様式4)を作成し、事務本部出納責任者へ提出する。
(4) 出納責任者は、収納した現金を金融機関に預け入れる。
2 財務担当理事が業務上必要と認めた場合には、前項の規定にかかわらず他の方法によることができる。
(領収証書の発行)
第13条 領収証書はあらかじめ一連番号が付された所定の領収証書を使用する。
(1) 領収証書には領収日付、領収金額、領収先、領収内容を記載するものとする。
(2) 領収証書には、発行の都度、第9条に規定する収納印を押印しなければならない。
(3) 領収証書の領収金額を修正してはならない。領収金額の修正された領収証書は無効とする。
(4) 領収証書を書き損じた場合は、書き損じであることを明示し、領収証書(控)に貼付する。
(5) 領収証書を再発行する場合には、会計伝票等により既に金銭を収納している旨を確認し、領収証書に「再発行」の旨を記さなければならない。
(6) 再発行した領収証書の控は、金銭を収納した旨を確認した会計伝票等の写しを添付の上、保管しなければならない。
(7) 博物館の入場券および水族館の入場券の半券については、領収証書とみなすものとする。
(領収証書の不発行)
第14条 仮受金の受け入れおよび仮払金の戻し入れに係る金銭の収納については、領収証書を発行してはならない。
(振込による収納手続)
第15条 事務本部出納責任者は、振込による収納についての情報を、金融機関からの通知により適時かつ適切に把握するものとする。
(金銭の支払)
第17条 この要領において金銭の支払とは、本学の教育・研究活動等のために必要な人件費・教育研究経費及び管理経費の支払のほか、本学が認めた金銭による支払をいう。
(支払期日)
第18条 支払期日は、会計実施規則第19条に定めるほか事務本部出納責任者が別に定める支払日とする。
(支払方法)
第19条 支払は、原則として会計規程第25条にもとづき、振込または小切手によるものとする。
2 会計規程第25条第1項に規定する支払を通貨をもって行うことができる場合とは以下のものをいう。
(1) 口座を保有していない外国人へ支払を行う場合
(2) 小口現金による支払
(3) 遠隔地での経費の支払
(4) 役員および職員に対する支払
(5) その他やむを得ない場合
(振込による支払手続)
第20条 振込による支払手続は、原則として以下の手順による。
(1) 事務本部出納責任者は、支払に先立ち支払予定日における資金残高を確認する。
(2) ファームバンキングファイルを作成する。
(3) ファームバンキングシステムにより、金融機関に支払依頼を行う。
(4) 支払完了後、支払依頼先金融機関発行の支払通知と伝票の金額を照合する。
(小切手の取扱)
第21条 小切手の取扱は、国立大学法人京都大学小切手取扱要領において定める。
(通貨による支払手続)
第22条 通貨による支払手続は、以下の手順による。
(1) 出納責任者は、支払に先立ち支払予定日における資金残高を確認する。
(2) 出納責任者は、預金払出票を作成する。
(3) 公印の押印者は、預金払出票の内容を確認し、銀行届出印を押印する。
(4) 出納責任者は、預金払出票と預金通帳を銀行窓口へ持ち込み、出金依頼を行う。
(5) 出納責任者は、出金後、預金通帳に記帳された出金金額と伝票の金額を照合する。
(6) 出納責任者は、所定の手続きにもとづいた支払依頼証憑により、支払先に通貨を支払う。
(7) 出納責任者は領収証書を受領し、保管する。
(8) 出納責任者は、支払額を現金出納帳に記帳する。
2 本学が支払う通貨は、円建てによるものとする。
(代理受領者)
第23条 出納責任者が必要と認める場合には、支払対象者に代わって金銭を受領する者(以下、「代理受領者」という。)を置き、これに委任することができる。
2 代理受領者は、代理受領の内容を記載した領収証書に受領印を押印または署名し、出納責任者に提出する。
3 代理受領者は、原則として、その所属する出納単位の出納責任者から金銭を受領するものとする。
4 代理受領者は、受領した金銭を支払対象者に支払うと共に、領収証書を受領し、出納責任者に提出しなければならない。
(預り金の取扱)
第24条 預り金の取扱いについては、国立大学法人京都大学預り金事務取扱要領にて定める。
(仮払い)
第25条 財務部長は、年度末において仮払金残高のあるものについては、仮払金残高明細書(様式5)を作成しなければならない。
(収納金の返還)
第26条 経理責任者は、既に収益として計上しているものの返還を行う場合には、事務本部出納責任者に返還手続きを依頼するものとする。
2 事務本部出納責任者は、現金および預金の残高と帳簿残高とを照合する。
(過不足金の取扱)
第28条 出納責任者は、会計規程第29条の規定にもとづき、金銭に過不足が発生した場合は、速やかにその原因を調査し、経理責任者に報告すると共に、過不足金の取扱・処理方法に関して経理責任者の指示に従い、再発防止に努めなければならない。
2 経理責任者は金銭に過不足が発生した場合は、月末に現金過不足報告書(様式7)により財務担当理事に報告する。
(保管中等の事故措置)
第29条 経理責任者は、盗難その他の原因により、現金が紛失したと認められた場合には、直ちに紛失した金額を算定して警察へ通報すると共に、総長に報告しなければならない。ただし、小切手の紛失の場合は、取引金融機関へ連絡して小切手の支払停止を依頼するものとする。
2 小切手、手形が不渡りとなった場合には、財務部長は直ちに関係経理責任者に連絡し、本学の損害を最小限に抑える措置を講じなければならない。
(金庫の利用)
第30条 本学に設置する金庫には会計実施規則第12条に定めるもののほか、次のものを金庫で保管するものとする。
(1) 京都大学会計事務公印要領に規定する公印
(2) 小切手用紙
(3) 領収証書用紙
(4) その他経理責任者が必要と認める書類
2 金庫の鍵は経理責任者が保管するものとする。但し、必要と認められる場合は、保管するものの範囲を指定のうえ、代行者に鍵の保管を委任することができる。
3 前項にかかわらず、会計実施規則第11条第2項に規定する公印を保管する金庫の鍵については、当該出納責任者が自ら行う。
(収入印紙等の取扱)
第31条 収入印紙及び商品券・回数乗車券・各種プリペイドカード等は、出納責任者が金券として管理し、その受け払いを正確に記録しなければならない。
(学内レートの設定)
第32条 事務本部出納責任者は、毎月前月の為替相場を参考に学内レートとして設定する。
2 事務本部出納責任者は、決定した学内レートを学内に周知する。
3 学内レートの設定方法を変更する場合は、財務部長の承認を得なければならない。
(有価証券等の管理)
第33条 有価証券等の管理は、国立大学法人京都大学株式等管理規則(以下「株式等管理規則」という。)に定めるものを除き、財務部長が行うものとし、売却する場合には、財務担当理事の承認を得なければならない。
2 有価証券等は、事務本部出納責任者が「有価証券等整理簿」(様式8)を備え保管するものとする。
3 事務本部出納責任者は、株式等管理規則に定める有価証券の取得にあたり、取得を証明する書類を株式等発行会社から徴取し、保管するものとする。
4 事務本部出納責任者は、寄附金が有価証券等により納入された場合には、領収証書を発行しなければならない。
附則
この要領は、平成16年4月1日から施行する。
附則
この要領は、平成17年2月10日から施行する。
〔中間の改正要領の附則は、省略した。〕
附則
この要領は、平成30年8月2日から施行し、平成30年7月24日から適用する。
〔中間の改正要領の附則は、省略した。〕
附則
この要領は、令和3年4月1日から施行する。
様式2 削除
